Negli studi medici il telefono squilla in continuazione, costringendo a usare molte risorse per la gestione delle chiamate. In genere l’attività viene affidata alla segretaria, ma questa figura deve anche occuparsi delle richieste dei clienti presenti nello studio medico. Si tratta di una situazione che comporta spesso diversi disagi, soprattutto negli orari di picco.

Molti studi infatti hanno una sola segretaria per diversi medici, che deve continuamente rispondere alle telefonate e dare attenzione ai pazienti in sala. Questa condizione causa un forte stress per la segretaria, che non può svolgere al meglio il suo lavoro e rischia di essere colpita da burnout. Inoltre, spesso viene compromessa la qualità del servizio clienti, danneggiando la reputazione dello studio e rischiando di perdere clienti.

Per evitarlo esistono delle alternative più efficienti per gestire meglio le chiamate dello studio medico, ad esempio sfruttando la tecnologia per automatizzare l’assistenza telefonica con i sistemi voicebot basati sull’intelligenza artificiale. Queste tecnologie però non sono molto apprezzate in questo ambito, in quanto i clienti degli studi medici preferiscono parlare con una persona reale che possa ascoltarli e aiutarli a risolvere i propri problemi con professionalità ed empatia.

I servizi di segretaria online per ottimizzare la gestione delle chiamate negli studi medici

L’opzione più adatta in queste circostanze è un servizio di segretaria online per studi medici come MySegretaria, per migliorare l’efficienza operativa dell’attività attraverso il supporto di un team di segretarie professioniste. MySegretaria mette a disposizione segretarie online che lavorano da remoto, occupandosi di ricevere le chiamate in arrivo dai pazienti dello studio medico, inviare email dettagliate delle telefonate dei clienti e, se richiesto, richiamare gli assistiti per fornire risposte e aggiornamenti.

Una segretaria online è in grado di svolgere tutte le mansioni di una segretaria che lavora di persona nello studio, ma con maggiore flessibilità e produttività con costi più competitivi. Il team di segretarie online risponde a tutte le telefonate dei pazienti dello studio medico, per garantire una risposta veloce ad ogni cliente, senza lunghe attese e con un approccio sempre gentile e cordiale, in quanto non deve occuparsi anche di altre attività come la gestione dei pazienti in sala d’attesa.

Le segretarie online possono fissare appuntamenti e gestire l’agenda dei medici dello studio, oppure chiamare i clienti per informarli quando sono pronti i certificati richiesti, in caso di modifiche dell’orario di visita o per altre comunicazioni. Possono anche inoltrare le chiamate urgenti dei pazienti direttamente sul cellulare dei medici, basta definire regole precise per essere sicuri di ricevere solo le telefonate importanti ed evitare di essere disturbati inutilmente.

A differenza di altri servizi, poiché MySegretaria è integrato con MyCentralino permette di usufruire di ulteriori funzioni che garantiscono un valore aggiunto notevole per gli studi medici. Si tratta ad esempio del centralino in cloud, uno strumento che consente di impostare messaggi personalizzati di benvenuto per i clienti che contattano lo studio, oppure definire messaggi specifici per i periodi in cui l’attività non è aperta, come festività e giorni di chiusura estivi.

Perché usare un servizio di segreteria online nello studio medico?

Adottare un servizio di segretaria online assicura diversi vantaggi agli studi medici. Innanzitutto è possibile migliorare l’assistenza telefonica, garantendo ad ogni paziente che contatta lo studio una risposta immediata ogni giorno della settimana. In questo modo è possibile aumentare la soddisfazione dei clienti, ottenendo una maggiore fidelizzazione degli assistiti e fornendo un servizio di maggiore qualità che semplifica la gestione dell’attività dello studio.

In secondo luogo, una segretaria online riduce il carico di lavoro delle segretarie dello studio, affinché possano concentrarsi sui clienti in sala e lavorare in modo meno stressante e più produttivo. Questo servizio contribuisce anche ad ottimizzare la gestione delle chiamate allo studio medico, assicurandosi che il personale fornisca tutte le informazioni necessarie agli assistiti e abbia il tempo sufficiente per raccogliere tutti i dati utili per gestire correttamente ogni contatto con i clienti, senza lo stress di dover rispondere in contemporanea ai pazienti in sala d’aspetto.

Inoltre, è possibile aumentare la reperibilità telefonica, mettendo a disposizione dei clienti segretarie che rispondono 7 giorni su 7. Abbinando la segretaria online a un servizio di centralino telefonico è possibile usufruire di ulteriori vantaggi. Ad esempio, si possono impostare messaggi di benvenuto brevi, semplici e coincisi, agevolando il lavoro delle segretarie e migliorando la qualità dell’esperienza dei clienti. Il centralino telefonico permette di comunicare anche al di fuori dell’orario di lavoro, indicando alle persone gli orari di apertura dello studio e altre informazioni utili in ogni momento.